Porque fazer o fluxograma do processo

Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele fazer um caminho muito maior do que seria de fato necessário. 

Perceba que na imagem acima, ambas as linhas chegam a um mesmo objetivo. Porém, a linha rosa provavelmente demora mais tempo, consome o tempo de mais pessoas gerando mais custo para a empresa. Já a linha em azul, vai direto ao ponto e faz menos voltas para chegar ao mesmo objetivo. 

Essa é a realidade de muitas empresas e de muitos processos. É possível que estejamos gastando mais recursos do que o necessário para atingir o objetivo.

O significado dos símbolos de um fluxograma

Veja um infográfico anexo com os símbolos da Notação do Fluxograma.

Como fazer um fluxograma de processos

Passo 1: Selecionar a ferramenta

Para começar, você precisa decidir onde fará o seu desenho do processo. Existem alguns sites que disponibilizam gratuitamente ferramentas para fazer estes desenhos. Ou você pode usar ferramentas do Office, como word e powerpoint.

Veja um artigo anexo com as principais ferramentas.

Passo 2: Listar as atividades do processo

O objetivo desta etapa é entender qual o passo a passo do processo, isso significa “mapeá-lo “.

Faça as seguintes perguntas:

1. O que faz este processo iniciar?
2. Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim? Pense sobre cada atividade que é realizada, liste cada uma delas em um rascunho.

Quando for analisar as atividades questione se a atividade em questão é uma…

1. ação/tarefa (Exemplo: comprar material)?
2. revisão (Exemplo: revisar informações do cadastro)?
3. aprovação (Exemplo: aprovar compra de material)?
4. espera (Exemplo: aguardar 5 dias e encerrar orçamento)?
5. um registro (Registrar no ERP)?

É importante você ter em mente que este desenho não é relativo ao fluxo de atividades que o processo deveria ter e sim como ele de fato acontece. Afinal, você está fazendo o desenho para identificar possíveis melhorias.

Para mapear o processo, é importante compreender cada uma de suas etapas e quais são as entradas e saídas. Isso vai facilitar na hora de conectar todos esses pontos no fluxograma de processo. Existem algumas atividades que podem ter mais de uma entrada ou mais de uma saída.

Um exemplo

Pedir uma pizza! Considere o atendente da pizzaria ao atender um pedido de pizza (telefone) para uma entrega.

Listando as atividades do processo (em uma pizzaria)

• Verificar se o cliente possui cadastro
• Se sim, ok! Caso contrário, realizar cadastro no sistema
• Verificar qual o tamanho da pizza que o cliente solicitará
• Verificar qual os sabores que o cliente solicitará
• Perguntar se deseja algo mais (Sobremesa ou bebida)
• Se sim, adicionar itens ao pedido. Se não, prosseguir
• Perguntar se deseja fazer alguma observação no pedido
• Se sim, fazer observação. Se não, prosseguir
• Informar o total do pedido
• Perguntar forma de pagamento (Cartão ou dinheiro)
• Se cartão, enviar máquina. Se dinheiro, perguntar se precisa de troco
• Precisa de troco?
• Se sim, separar troco. Se não, prosseguir
• Agradecer e Registrar (confirmar) pedido no sistema

Passo 3: Montar o Fluxograma

Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação.  

Com base na sua lista de tarefas, feitas no passo anterior, inicie o desenho do fluxo selecionando o ícone correspondente a cada atividade. Se for uma aprovação, utilize o losango. Se for uma ação, utilize o retângulo.

Note que existem muitos ícones diferentes. Não é preciso usar todos os ícones se não quiser. O mais importante é deixar o desenho bem claro e de compreensão rápida.

Desenho do processo em notação de fluxograma

Para montar o fluxo pegamos a lista de atividades do Passo 2, verificamos qual ícone utilizar e desenhamos no fluxo.

(continuação do exemplo de fluxograma abaixo)

Dicas importantes

Dica 1: Utilize nomes no infinitivo

Escrever os nomes no infinitivo quando utilizar o ícone de ação, chamado “processo”. Ícone retangular. Por exemplo, na atividade “verificar qual os sabores que o cliente solicitará”, utilizamos o ícone processo, pois ele indica que algo irá ser feito. Por este motivo, também, o verbo está no infinitivo: verificar.

Dica 2: Explore e utilize vários ícones

Na notação de Fluxograma existem 28 ícones! Não é necessário utilizar todos, no entanto, quanto mais representações utilizar, menos dúvidas ficarão na interpretação.

Dica 3: Não esqueça dos eventos de início e fim

É muito importante que você inicie com um evento de início e termine com um evento de fim, esse fim representa a atividade realizada.

Veja no exemplo da pizzaria: Iniciamos o processo com um evento de início “Registrar pedido de pizza” e para finalizar o processo utilizamos um evento de fim “Pedido de pizza registrado”.

Passo 4: Estabelecer ligação entre as atividades

É importante apresentar a sequência do fluxo, a direção, o caminho que precisa ser percorrido. Este caminho é representado pelas flechas que fazem a ligação entre os ícones. Não existem becos sem saída no fluxograma de processos. Portanto, apenas a etapa final não se conecta com nenhuma outra.

Na imagem abaixo: qual o próximo passo? Não tem seguimento porque o fluxo não chega até o evento de fim.

Passo 5: Garantir o entendimento

Verificar se o que fizemos está claro para qualquer pessoa. Precisamos da ajuda de alguém que não tenha participado da elaboração.

Peça para esta pessoa ler o desenho e falar o que ele está dizendo. Se ela conseguir visualizar todas as etapas, entender a descrição, a sequência e o fluxo de informações, o Fluxograma está aprovado.

Boas práticas para a elaboração do Fluxograma

1. Utilize os ícones corretamente para que seu fluxograma possa ser entendido;
2. Identifique a flecha em um único fluxo. Somente em momentos de decisão há a possibilidade de mais de um caminho a ser seguido;
3. Mantenha os ícones sempre com o mesmo tamanho, se necessário diminua o texto inserido, essa boa prática propicia uma leitura mais harmoniosa;
4. Identifique as ações com palavras no infinitivo: selecionar, buscar, comprar, vender etc.
5. Utilize cores para representar a diferença entre os tipos de ícones.
6. Deixe claro onde o processo inicia e onde ele termina.
7. Tome cuidado em processos integrados entre áreas diferentes e garanta que o fluxo só chega em uma etapa quando seus pré-requisitos estão disponíveis;

Erros mais cometidos na elaboração do Fluxograma

1. Utilizar caixa de processo (ícone retangular) para qualquer tipo de atividade;
2. Colorir o fluxograma sem critério gerando uma poluição visual;
3. Elaborar um fluxo muito grande em um espaço pequeno deixando o confuso;
4. Colocar conectores circulares em ligações com fluxos de outra página;
5. Não conectar tarefas que não são as finais do processo;
6. Construir loops infinitos. Uma ligação errada, pode gerar uma atividade sem fim!