Como aplicar o ciclo PDCA

Atividades realizadas em cada uma das etapas

Etapa 1: Planejar (Plan)

É a etapa mais crítica de todo o ciclo, podemos nos aprofundar. Nesta etapa você deve:

• Entender o que precisa ser melhorado
• Analisar o fenômeno
• Levantar os dados 
• Criar um plano de ação. 

Exemplo:

Queremos melhorar o desempenho do processo de compras. Com isso entendemos o que precisamos. Agora podemos analisar e coletar os dados do fenômeno sobre o qual queremos melhorar. 

Agora temos informações para definir o que precisa ser alterado neste processo.

Para isso estipulamos um plano de ação. Esse plano de ação é um planejamento. Planejamento sobre o que fazer para melhorar tal processo.

Dicas da etapa de planejamento:

• Faça o plano e acompanhe a implementação dele;
• Plano de ação só é de verdade quando possui prazo e responsável. Um único responsável;
• Prazo. Defina o prazo. Se não tem nem ideia de prazo, estime o prazo;
• Reflita se a ação realmente resolverá o problema ou contribuirá para o atingimento daquilo que se deseja;
• Ter uma gestão visual do plano ajuda a dar visibilidade.

Etapa 2:  Fazer (Do)

Essa é a hora de executar o que você planejou.

Se você fez um bom planejamento, bem elaborado e detalhado, você evitará erros e o desperdício de tempo nas etapas seguintes. 

Nesta etapa vamos aplicar as ações que definimos para melhorar o desempenho do processo:

• Mapear o processo de compras.
• Definir os responsáveis pelas tarefas.
• Automatizar o processo de compras.
• Implementar o controle do lead time do processo.

Dicas da etapa fazer

• Ficar de olho nos prazos e não deixar para agir em última hora;
• Se a ação envolver processos e pessoas de outras áreas, elas devem estar cientes ou participar do planejamento;
• Se as pessoas não participaram do planejamento faça uma reunião breve para que todos fiquem na mesma página e possam atuar de forma eficaz;
• Faça uma fotografia do momento. Como estava o processo? Colete dados, números, fotos, qualquer coisa que possamos comparar após a ação de melhoria for implementada.

Etapa 3: Checar (Check)

Na maioria das vezes, as pessoas executam, melhoram e fazem e planejam e fazem… mas pouco é mensurado.

A equipe possui várias ideias inovadoras, mas quando implementa as ideias não verifica se gerou bons resultados.

Uma boa prática é o monitoramento e controle por indicadores de desempenho nos processos. Medir requer um processo maduro, entretanto, não necessariamente você precisa ter um indicador de desempenho do processo. 

O que é fundamental para a aplicação do ciclo PDCA, é medir o resultado da ação que você planejou (na etapa Plan) e que você executou (na etapa Do).

Vamos ao nosso exemplo:

Se pensarmos no nosso exemplo de melhoria no desempenho do processo de compras. Poderíamos mensurar qual foi a redução de perdas do processo. Poderíamos também medir o tempo de formalização de ordem de compra, após a solicitação. Quantas solicitações ficam paradas com o comprador após a implementação da melhoria.

Sempre existe a possibilidade de não alcançarmos o êxito com o nosso plano. Nessa hora, vale pensar em algumas formas de avaliar o que não deu certo. Veja o que pode ocasionar isso:

• Falta de entendimento do problema;
• Pouco estudo e análise do fenômeno abordado;
• Ruídos de comunicação entre a equipe executora e a planejadora;
• Não olhar a métrica correta criando planos que não trarão o resultado esperado;
• Não trabalhar na causa raiz do problema;

Existem algumas ferramentas que podem ajudar a encontrar o gap do plano de ação, como 5 porquês, diagrama de Ishikawa, 5W2H.

 Dicas da etapa de checagem:

• Estipular um prazo para o processo rodar e medir o resultado da ação implementada;
• Se foi para corrigir algum erro, verifique se de fato o erro foi eliminado;
• Se você tinha um objetivo numérico verifique se conseguiu atingir o número;
• Se o processo não possui indicadores de desempenho, encontre uma maneira de medir esta ação específica.

O que NÃO fazer nesta etapa: 

• Ignorar o resultado. Colocar o plano em execução e não verificar se deu certo.
• Utilizar parâmetros subjetivos (bom, ruim, melhor, pior). O que é bom para mim pode não ser bom para você.

Etapa 4: Agir (Act)

Essa é a ação mais esquecida do ciclo. A maioria das equipes planejam, executam, às vezes medem e não voltam para a etapa planejamento para planejar novamente e corrigir o que deu errado.

Entender e ter certeza sobre o que fizemos para dar certo. Podemos aplicar a mesma ideia de sucesso para melhorar outros processos. O aprendizado adquirido em um ciclo serve para outras iniciativas, como benchmark.

Vamos ao nosso exemplo:

1.     Plan – Fizemos 4 ações no plano para melhorar o desempenho do processo de compras.

2.    Do – Implementamos. Ou seja, colocamos as ações em prática.

3. Check – Melhorou o desempenho do processo? Você mensurou suas ações? “Sim, fizemos pesquisa e as solicitações de compra não ficam mais de 1 dia paradas com o comprador. Estamos rastreando 100% de aprovações de compra pelo processo automatizado”.

4.    Action – Das 4 ações qual foi a de maior impacto? Ou qual foi, de fato, a ação percebida pelas pessoas envolvidas no processo? Se foi a automatização do processo, por exemplo, podemos replicar em outros processos que estão precisando de melhoria. 

Um passo a passo para aplicar o PDCA

1.      Defina o que você gostaria de melhorar: qual processo;

2.      Reúna a equipe que irá trabalhar nessa melhoria;

3.      Criem um plano de ações que serão executadas, com responsáveis e prazos;

4.      Coloquem as ações em prática;

5.      Analisem os resultados obtidos. Fuja de medidas subjetivas;

6.      Se o resultado obtido foi o planejado, ótimo. O que deu certo e pode ser replicado.

7.      Fazer um novo planejamento, e seguir melhorando continuamente.